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      兵工財會|淺談物流信息化在財務核算中的作用

      編者按:我國最大的防毒面具生產基地——山西新華化工有限責任公司(防護器材分公司)與金算盤公司經過長期的戰略合作,于2013年正式啟動了物流信息化平臺項目。目前,公司物流信息規范化,財會管控顯成效。平臺助新華化工實現存貨“一物一碼”,提高賬物核對的時效性;實現單據“一單流轉”,完成期末“一鍵取數”;實現往來賬目“一目了然”,及時掌握供銷動態;實現成本費用歸集細化,推動標準成本建立;實現“財”“物”完全融合的一體化業務,提升企業運營價值。

       

      作者:山西新華化工有限責任公司   丁薇

       

      隨著時代的發展,經濟技術水平的提高,電子信息化的實現正逐步成為現代企業的競爭焦點。作為企業運行基礎的物資流轉信息涵蓋了物資采購、生產領料、成品銷售以及財務核算的重要內容,可以說,物資流轉是貫穿于整個企業生產運行環節的重要載體。因此,要實現對物資流轉的精細化管控,真正做到“財”與“物”的完全融合,物流信息化的建設和平穩運行成為企業發展的必然趨勢,也是企業財務精細化的重要工作。本文以山西新華化工有限責任公司(防護器材分公司)的物流信息化建設與運行過程為例,總結了一些心得體會,與大家共同分享。

       

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      一、分析公司運營現狀,啟動物流信息平臺


      山西新華化工有限責任公司(防護器材分公司)是我國“一五”期間國家156項重點工程之一,隸屬于中國兵器工業集團公司。作為我國最大的防毒面具生產基地,是集軍品、民品于一體的多種個體防護裝備生產企業。公司每年生產的固定產品200余種,生產耗用的原材料超過1000種,同時,為了適應市場變化,滿足客戶需求,還會有多種創新性技術工藝、調整原材料規格的特殊產品,這就造成批量不大、品種不少、換產頻繁的生產現狀?;谄髽I的實際狀況,我公司與金算盤公司經過長期的協力合作,制定了個性化的運行方案,終于在2013年正式啟動了物流信息化平臺項目,運行了“基礎檔案”、“物品管理”、“采購管理”、“銷售管理”、“庫存管理”以及“存貨核算”共六大模塊,經過反復的流程修改和多次的模擬運行,截止目前,取得了一定的效果。

       

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      二、各個模塊齊發展,促進平臺穩運行


      (一)完善基礎板塊建設,搭建平臺基本框架


      俗話說得好“基礎不牢,地動山搖”,基礎板塊作為物流平臺的運行基石是至關重要的。建立健全基礎數據 ,是一個復雜漫長的過程,從準確人員信息、核實往來單位、設置存貨明細、對應財務科目、選擇匹配的核算方法等,由各相關部門進行逐一整理與審核。


      1、人力資源管理部門核定人員信息,確定操作人員的權限配置


      人力資源管理部門根據匯總的公司各單位定崗定編人員花名冊,仔細核查確定每位員工的崗位職責,據此設置物流信息化平臺操作人員的權限。


      2、技術部門規范存貨(原材料、半成品、產成品)的基礎屬性


      技術部門按照國家發布的行業標準及公司的各項關于名稱標準化的文件要求,重新確定規范各項存貨的名稱、規格型號、計量單位等基礎屬性,并按其屬性類別設置相應的庫房貨位。


      3、銷售部門核實往來單位及其基礎信息


      銷售部門根據實際業務,編制往來單位基礎信息表,進一步確認其名稱、賬戶、稅號等具體內容,進而按照區域進行系統編碼。


      4、財務部門確定對應的財務科目、制定期末核算方法


      財務部門遵照《會計基本準則》,按日常業務的經濟核算情況,制定了原材料按計劃價格核算,半成品及產成品按實際價格核算的期末成本計算方法。


      (二)加強各個板塊培訓,完成表單準確錄入


      基礎模塊設置完成,我公司按照業務性質進行了多場次專項培訓。首先介紹了物流信息平臺的基本登錄方法,系統梳理從物品采購入庫、生產領料出庫、成品完工交庫、產品銷售出庫到期末財務核算的整體流程;然后有針對性的講解每個模塊具體單據的錄入填寫、申請審批、錯誤更正;再次對個別表的設置應用進行詳細的說明;最后將理論與實際相結合,讓每位員工親自操作,對單個特殊業務特殊處理,鼓勵、督促大家在短時間內不僅要做到“有物必有單,有單上物流”,而且更要做到人人懂理論、個個會操作。


      (三)發現問題及時解決,實現預期運行效果


      在物流信息化系統的運行過程中,遇到了不少問題。操作人員的不熟練、明細表與匯總表的尾差、單據內容的錯誤等等,我公司及時與金算盤公司積極溝通,采取編制操作流程手冊、建立自查審批制度、制定相應的獎懲機制、安排專人負責,做到“小問題當天處理,大問題次日解決”,通過以上措施從剛開始的“運行難、問題多、期末一天在改錯”到目前的“發現錯誤、立馬糾正”,及時解決了物流信息化系統在運行過程中出現的各種問題,實現了“一單流轉”以及月末的“有單即成表,成表即取數,取數即可用”的一體化業務。


      三、物流信息規范化,財會管控顯成效

       

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      (一)實現存貨“一物一碼”,提高賬物核對的時效性


          通過前期的準備工作,對所有的物品逐一進行整理歸類、分配庫位、制定編碼規則,完成了“一物一碼”的基礎配置,實現了公司原材料、半成品、產成品三大類共1825種物品信息的身份驗證,形成了完整的物資數據庫。在日常物品出入庫時,輸入該物品的名稱或者編碼可以準確查詢到單個物品本期內所有的流轉信息及結存情況,改善了手工記賬時期逐條記錄,逐條計算的繁瑣工作,既便于日常的賬物核對,及時發現出入庫錯誤;又便于期末的匯總盤點,根據庫房貨位的類別確定各類各庫物品的在庫情況。


      (二)實現單據“一單流轉”,完成期末“一鍵取數”


      手工記賬時期,所有的單據(計劃單、驗收單、領單)全部通過各崗位人員手工填寫,手工簽字,層層審批,手續復雜,費時費力,如遇相關人員出差等問題,耽誤生產。啟用物流信息化平臺后,從計劃單開始,利用系統的操作功能,逐一生成“采購訂單”、“物品入庫單”,再由“領用申請單”生產“領用出庫單”,所有單據在平臺上完全實現“首單錄入,后續生成”,審批流程也轉到線上,相關權限的審批人員通過系統的審批功能,實現一鍵審批。


      期末,財務人員也省去了“一疊單據,反復加減,易漏易錯”的繁雜工作,通過系統“賬冊報表”的功能,設置所需要的匯總表、明細表、分類表等,根據庫位類別,直接鎖定該庫位出入庫數量及金額的所屬期發生明細,自動形成存貨報表,完成一鍵取數。


      (三)實現往來賬目“一目了然”,及時掌握供銷動態


      根據區域將供應商及客戶分類后,采用系統的往來明細賬表替代手工統計賬簿后,可以清楚的體現每個供應商的期間供貨水平及客戶的購買能力。依據采購類賬表準確區分“估價驗收”及“正驗入庫”,統計期間內的“暫估應付款”與“實際應付款”的發生情況,及時調整應付賬款周轉率,獲取市場優勢。依據銷售類賬表準確區分已銷售未開票數據及實際銷售數據,據此判斷區域內市場的需求水平,控制“兩金”中應收賬款的發生情況,督促業務人員及時開票結算,回收資金,避免形成呆賬、壞賬。


      (四)實現成本費用歸集細化,推動標準成本建立 


      月末成本費用的歸集分配是財務核算的重要工作之一,領料單據繁多、成品品種復雜,易混易錯是手工記賬期間全部依靠人工進行材料費用發生額歸集分配時不可避免的問題,此類問題的發生,既降低工作效率,又耽誤工作時間,可謂是“百害而無一利”,運行物流信息化系統后,將所有的出庫單據類別根據系統“單據類別”功能設定為“生產領用”“勞保領用”“試驗檢驗”等與財務科目一一對應的成本費用歸集類別,由“產品名稱”功能設定消耗的材料用于生產的產成品,一單即可完成期末成本報表的材料費用數據提取、細化歸集,再根據往期數據進行對比,建立單位產品的標準成本,即時計算成本費用率,加強費用資金管理,節約支出,提高經營質量,推動財務管理精細化工作的進程。


      (五)實現“財”“物”完全融合的一體化業務,提升企業運營價值


      我公司結合實際實施了個性化的物流信息化平臺項目,經過多年的平穩運行,不僅加強了財務部門與采購、銷售、技術等各個部門的業務聯系,更重要的是,財務部門不再僅僅是單純發揮經濟業務核算的職能,而是已經深入到公司一線業務中,在做好基礎工作的同時,充分發揮了財務管控作用,將“財”與“物”有規則的融合,全面實現了財務與業務的信息共享。同時,借助即時的財務指標和精確的物流、信息流數據庫,進一步進行數據挖掘分析,及時調整控制相關業務,為企業全價值運營分析決策及落實企業高質量發展戰略起到了極大的推動作用。
       

      創建時間:2019-04-04 09:08
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